Aufbewahrungspflichten und -fristen
Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuer- und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Daher ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren.
Die Aufbewahrungspflichten sind handelsrechtlich in § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) und steuerrechtlich in § 147 AO (Abgabenordnung) im Wesentlichen übereinstimmend geregelt. Die Fristen betragen sechs bzw. zehn Jahre.
Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist der Unternehmer gilt u. a. für Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben.
Zu den Buchungsbelegen gehören insbesondere Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Auftragszettel, Warenbestandsaufnahme, Bankauszüge, Betriebskostenrechnungen, Bewertungsunterlagen, Buchungsanweisungen, Gehaltslisten und Kassenberichte.
Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren (empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind).
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Eintragungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handels- oder Geschäftsbriefe empfangen oder abgesandt wurden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
Das bedeutet, dass die Frist immer erst am 1. Januar des folgenden Jahres beginnt und nach sechs bzw. zehn Jahren am 31. Dezember abläuft. Daher kann jedes Jahr im Januar ein Teil der alten Dokumente aussortiert werden.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist aber auch verlängern. Das ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Unterlagen auch dann noch länger aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:
- für eine begonnene Außenprüfung,
- für eine vorläufige Steuerfestsetzung
- für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
- für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
- zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtigen.
Aufbewahrungspflichten auch für Privatleute
Seit dem 31.07.2004 haben auch Privatleute eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Sie betrifft Rechnungen, Zahlungsbelege und andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu den Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau etc. Auf diese Aufbewahrungspflicht hat der Unternehmer in der Rechnung hinzuweisen, § 14 Abs. 4 Nr. 9 Umsatzsteuergesetz.
Auch ohne Pflicht macht Aufbewahren oftmals Sinn
So können sich z. B. aus Verträgen, die für die Besteuerung des Unternehmens ohne Bedeutung sind, Ansprüche gegenüber dem Vertragspartner ergeben. Deshalb sollten insbesondere Verträge oder die Kündigung von Verträgen erst dann vernichtet werden, wenn Ansprüche nicht mehr wirksam geltend gemacht werden können.
Grundsätzlich kann man sich hierbei an den allgemeinen Verjährungsfristen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) orientieren. Nach § 195 BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre. Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste.
Ist diese Frist verstrichen, kann ein entsprechender Anspruch nicht mehr wirksam geltend gemacht werden.
In welcher Form muss aufbewahrt werden?
Um Platz zu sparen, dürfen alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen – mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz sowie einzelner Zolldokumente – auf Bild-oder Datenträgern gespeichert werden.
Voraussetzung hierfür ist jedoch die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, ständige Ausdruckbereitschaft und bildliche Übereinstimmung lesbar gemachter Belege und Handelsbriefe mit den Originalen.
Folgen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten
Je nach Einzelfall kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten aufgrund der Verwirklichung von Steuerstraftatbeständen oder anderen Straftatbeständen eine nicht unerhebliche Freiheitsstrafe drohen (§ 283 Abs. 1 Nr. 5 und 6 StGB, § 283b Abs. 1 Nr. 2 StGB).
Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, ist die Finanzbehörde darüber hinaus berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen.
Sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen von vornherein nicht aufbewahrt worden oder vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet oder auf andere Weise abhanden gekommen, können sie zudem im Zivilprozess oder bei Auseinandersetzungen nicht vorgelegt werden. Ihr Beweiswert entfällt.
ABC der Aufbewahrungsfristen
Ein Verzeichnis mit den wesentlichen Geschäftsunterlagen sowie die dazugehörige Aufbewahrungsfrist findet man unter anderem hier:
http://www.ihk-emden.de/images_beitraege/downloads/b_Aufbewahrungsfristen_2009.pdf
Mit der “Formel für Ihren Geschäftserfolg: Leads + Publicity = Business” präsentiert sich die CeBIT dieses Jahr mit leicht abgeändertem Konzept, um einige Messehallen geschrumpft und einen Tag kürzer als im vergangenen Jahr. Das ist die Reaktion der Veranstalter auf die Erfahrungen der letzten Jahre – die richtige Reaktion, wie wir meinen.
