SYNAXON Blog

Die SYNAXON AG nutzt seit Jahren ein Data Warehouse System, um detailierte Auswertungen über die diversen Datenströme der SYNAXON zu erstellen und dadurch strategische Entscheidungen aufgrund von validen Daten zu ermöglichen. Hierbei stehen allen Mitarbeitern der SYNAXON im Rahmen unserer Enterprise 2.0 Strategie alle Informationen über Umsätze, Stammdaten, Marketingaktionen usw. zur Verfügung.

Um speziell unseren neuen Mitarbeitern den Zugang zu diesen Daten zu erleichtern, finden regelmäßig interne Schulungen zum Thema statt. Nächste Woche startet die inzwischen 7. Schulung (seit 2008). Fünf Teams zu je zwei Mitarbeitern erhalten hier durch eine Mischung aus klassischem Vortrag und Workshop Einblick in unser Data Warehouse System.

Bestandteil der Schulung sind die Erläuterung der Gesamtstruktur, der Aufbau unserer Daten-Cubes, die Bedienung der Client-Applikation und die Erstellung und Anpassung von eigenen oder bereits vorhandenen Auswertungen. Jeder Mitarbeiter hat hierbei Zugriff auf alle bereits erstellten Auswertungen – auch die aus anderen Abteilungen. Im Rahmen der Schulung werden die vermittelten Inhalte anhand von Übungsaufgaben vertieft. Die verschiedenen, von den einzelnen Teams erarbeiteten Lösungsansätze werden gemeinsam diskutiert und das tiefere Verständnis der Teilnehmer dadurch verbessert.

Wir nutzen seit über 15 Jahren Lotus Notes. Dabei ging die die Anwendung deutlich über die bloße Nutzung von Mail, Kalender, Aufgaben und Adressen hinaus. Viele unserer Geschäftsprozesse und unser Wissensmanagement waren und sind in Lotus Notes abgebildet. Bis ca. 2004 gehörten auch die Kernprozesse, wie Einkaufsdatenbank und Warenbestellwesen dazu. Dieses System konnte mal also getrost als das Rückrat der SYNAXON bezeichnen. Wir haben Notes auch zu Zwecken genutzt, zu denen es eigentlich nicht entwickelt wurde. So ist der Einsatz als Einkaufsdatenbank für unsere Partner spätestens in 2003 als Sackgasse erkannt worden.

Nach und nach wurden wichtige Funktionen aus der Notes Welt herausgelöst. Als erstes kam 2004 mit EGIS die Herauslösung der Einkaufsplattform. Man kann aus heutiger Sicht sagen, dass dies eine der wichtigsten und besten Entscheidungen der SYNAXON war. EGIS dürfte heute die leistungsfähigste IT-Geschäftsplattform sein. Gestartet wurde mit einem Preisinformationssystem, in dem für die wichtigsten Lieferanten Preise und Verfügbarkeiten angezeigt wurden. Später kamen dann wichtige Funktionen, wie elektronische Bestellungen, Warenkorboptimierung, Logistik, Rückwärtsauktionen u.v.m. hinzu.

2006 war dann mit der Einführung unserer Wikis als Wissensmangementportal, Intranet und Prozesswerkzeug der nächste große Schritt von Lotus Notes weg.

Lotus Notes hat sich aus unserer Sicht in den letzten Jahren nicht gut entwickelt. Die Arbeit damit wurde immer unzumutbarer. Selbst einfache Funktionen, wie Mails oder Kalender waren gerade im mobilen Einsatz von der Geschwindigkeit und der Nutzerführung völlig inaktzeptabel. Wenn man einen Kalender eines Kollegen öffnen wollte, dauerte dies bis zu 5 Minuten und man konnte in der Zwischenzeit nichts anderes mehr machen. Die Nutzung von Blackberrys, iPhones und Android Handys waren eingeschränkt bis gar nicht möglich. Man kann andere Clients, wie Outlook, Thunderbird oder Apple Mail nicht wirklich angemessen nutzen. Die Darstellung von HTML Mails ist katastrophal. Die Notes Clients für andere Betriebssysteme als Windows wie Mac OS oder  Ubuntu sind instabil und noch langsamer. Außerdem finde ich Notes in Anbetracht der mittlerweile verfügbaren Alternativen schlicht zu teuer.

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SYNAXON Vorstand Andreas Wenninger stellte gestern live auf der CeBIT die neuen E-Business-Services der SYNAXON AG vor. Das vollständige TV-Interview der CRN ist hier zu finden.

Am Freitag war es wieder soweit: pünktlich um 16.00 Uhr versammelten sich alle Kolleginnen und Kollegen in unserem Schulungsraum, um sich im Rahmen der regelmäßig stattfindenden Mitarbeiterversammlung über alle Neuigkeiten rund um die SYNAXON AG und über die geleistete Arbeit der einzelnen Abteilungen innerhalb des letzten Quartals zu informieren. Für alle, die nicht persönlich erscheinen konnten, wurde die Versammlung live über das Internet übertragen.

Traditionell eröffnete unser Vorstand Frank Roebers die Veranstaltung mit der Vorstellung der neuen Mitarbeiter des Unternehmens. 5 Kollegen durften wir diesmal begrüßen, die seit der letzten Mitarbeiter-versammlung ihre Tätigkeit in der SYNAXON AG aufgenommen haben. Nach einer kurzen Vorstellungsrunde ging es dann weiter mit einer Zusammenfassung von Zahlen und Fakten rund um die SYNAXON AG durch unseren Vorstand Frank Roebers.

Was die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus seinen Ausführungen mitgenommen haben, sind die Kernaussagen, dass die SYNAXON AG trotz Wirtschaftskrise gut aufgestellt ist, keine maßgeblichen Strategiewechsel geplant sind oder -wie in anderen Unternehmen üblich- keine Pläne zum Abbau von Personal oder Kurzarbeit vorgesehen sind. Die Fluktuation bei der SYNAXON AG ist derzeit sogar auf einem historischen Tiefstand!

Außer Frage steht natürlich die Tatsache, dass auch die SYNAXON in dieser Zeit Kosten sparen muss und aus diesem Grund wird derzeit ein Plan mit Maßnahmen zur Kostenreduzierung ausgearbeitet.

Alles in allem waren die Fakten von Frank Roebers doch eher beruhigende Nachrichten für die Belegschaft!

Weiter ging es mit organisatorischen Informationen rund ums Unternehmen. Ein Highlight dabei ist die Info, dass wir nun endlich auch eine Kantine bekommen! Zwar keine eigene, aber zumindest können wir dank einer Kooperation mit der Stadtwerke Bielefeld deren neues Betriebsrestaurant zu guten Konditionen nutzen.

Was nun folgte, ist auch während der Mitarbeiter-versammlungen ein fester und sehr spannender Bestandteil: der Bericht der Abteilungsleiter zu den Erfolgen aus den einzelnen Abteilungen innerhalb der letzten 3 Monate.

Den Start machte unser Finanzvorstand Mark Schröder mit den Berichten aus der Abteilung „Finanzen“ und unserem Tochterunternehmen SYNAXON UK. Weiter ging es mit Ausführungen der Personal-Abteilung, der „Einzelhandelsentwicklung“, der „Partnerbetreuung“, der „Expansion“, dem  „Marketing“ und „Einkauf“, bis hin zu den neuesten News aus der  IT-Abteilung. Darüber hinaus wurde natürlich auch über unseren neuen Online-Shop „snippr“ berichtet.

Die anwesenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben in den Kurzvorträgen viele Details und Einblicke rund um die geleistete Arbeit der Kolleginnen und Kollegen bekommen und konnten sich u.a. über folgende Ereignisse informieren:

• Der erfolgreiche Umzug der Abteilung „Expansion“ von Schloß-Holte nach Bielefeld in das „Headquarter“ der SYNAXON AG

• Den stetigen Ausbau der Vertriebsaktivitäten in Großbritannien. „SYNAXON UK“ bearbeitet mit 5 Kollegen den britischen Markt (mit mittlerweile 18 angeschlossenen Lieferanten und 520 Partnern)

• Die Weiterentwicklung unseres „snippr“-Shops und der „snippr“-Community mit ebenfalls 5 neuen Mitarbeitern. Erste Erfolge zeigen sich im Q2 durch eine deutliche Umsatzsteigerung des Online-Shops

• Dem Wachstum der Marke „PC-SPEZIALIST“ durch neue Franchisenehmer und die Herstellung von Stabilität unter den Bestandspartnern mit Hilfe der Kollegen aus der Abteilung „Einzelshandelsentwicklung“. Im 1. Halbjahr konnten wir bereits 15 neue „PC-SPEZIALIST“ Franchisenehmer im Unternehmen begrüßen!

• Der Organisation der „synIT 2009“ durch die Abteilung „Partnerbetreuung“

• Die Leistungen der „Marketing“-Abteilung (z.B. neues IT-Fachmagazin BLICKPUNKT.IT, Web2Print) und des neuen „Category Managements“

• Die Vorstellung der Projekte unserer IT, wie z.B. EGIS Auction oder EGIS als Handelsplattform

Nach diesen Themen hatten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch die Gelegenheit der Diskussion.
Weiter ging es mit einem ebenfalls sehr erfreulichen Tagesordnungspunkt: der Auszeichnung bzw. Beförderung von Kolleginnen und Kollegen. Frank Roebers überreichte 3 Kollegen die Zertifizierungs-Urkunde des erfolgreichen Abschlusses der SIX SIGMA Greenbelt Ausbildung. 2 Azubis haben Ihre Prüfung erfolgreich bestanden und wurden in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis übernommen. Außerdem wurde unser Kollege Dr. Dirk Stößel zum stellvertretenden Abteilungsleiter IT befördert. Nochmals herzlich Glückwunsch an dieser Stelle!

Kurz vor Ende der Mitarbeiterversammlung konnten wir gemeinsam ein Fazit ziehen: Wir können mit der SYNAXON AG optimistisch in die Zukunft schauen! Gerade in der heutigen Zeit ist dies natürlich für alle Beteiligten eine gute Nachricht und so konnten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Anschluss an diese Veranstaltung den Freitag beruhigt bei netten Gesprächen, leckeren Schnittchen und gekühlten Getränken ausklingen lassen…

Ziel des Six Sigma Projektes “Optimierung der Artikelsuche” war und ist es, zum Einen die Geschwindigkeit der Artikelsuche zu erhöhen und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass es seltener zu Suchen ohne Suchtreffer kommt bzw. ansonsten zumindest eine Hilfestellung gegeben wird, den gewünschten Artikel zu finden.

Das Hauptproblem dabei lag von Beginn an in der Tatsache, dass sich die beiden Ziele widersprechen: je mehr Felder und Artikel durchsucht werden, umso langsamer wird die Suche. Entsprechend war innerhalb des Projektes die Improve Phase ziemlich umfangreich, da wir viel durch “drehen an verschiedenen Stellschrauben” ausprobieren mussten, inwiefern sich eine veränderte Suche auf die beiden Ziele auswirkt.

Zunächst aber mussten wir den Suchprozess komplett auseinander nehmen. Sofort war klar, dass wir mit unserem Suchalgorithmus nicht die erforderliche Geschwindigkeitsverbesserung erreichen können. Der Einsatz einer neuen Index-Suche basierend auf Lucene lag entsprechend auf der Hand. Ebenfalls naheliegend war die Tatsache, dass wir nicht wie bisher Artikel in der Suche unterteilen dürfen in Artikel mit und ohne Zuordnung, da dieses vielen Partnern nicht bewusst ist bzw. war. Darüber hinaus haben wir innerhalb der ANALYZE-Phase des DMAIC-Zyklus einer Six Sigma Projektbearbeitung weitere sehr interessante Ergebnisse ermittelt, die uns vorher nicht bekannt bzw. in ihrem Ausmaß bewusst waren.

So ist der Einfluss von Vertippern deutlich größer als erwartet. 6% aller Suchen liefern 0 Suchtreffer, weil sich in die Sucheingabe ein Vertipper eingeschlichen hat. In fast 1% aller Fälle kann kein Ergebnis geliefert werden, weil die Einstellungen im Filter den Suchbegriffen widersprechen. Diese Probleme können wir aber nicht beheben, wir können nur anbieten, eine Ähnlichkeitssuche durchzuführen bzw. einen Begriff vorschlagen, der gemeint sein könnte. Dies ist jetzt in der neuen Suche auch der Fall. Bzgl. der Suchzeit war es überraschend für uns, dass die eingesetzte Hardware (insbesondere die Grafikkarte) einen recht großen Einfluss auf die Darstellungszeit hat. So kann durch eine besser Hardware die Darstellungszeit pro Suchergebnis durchaus um 0,5 bis 1 Sekunde verbessert werden. Auch die Wahl des Browsers hat hier gewisse Einflüsse

Insgesamt ist es uns gelungen, die Zahl erfolgloser Suchen zu halbieren. Eine Suche über alle Felder (inkl. Beschreibung, Lieferantenartikelnummer etc.) ist im Durchschnitt ganze 4 Sekunden schneller als eine Standardsuche  auch über Beschreibung.

Durch die Einführung der neuen Suche haben wir aber auch ein neues Problem, dass wir nicht verschweigen wollen: Partner, die seit Jahren die alte Suche einsetzen, haben sich an die Eigenheiten gewöhnt und stehen mit der neuen Suche vor dem Problem, dass sie plötzlich mehr Treffer haben als früher und nun länger in diesen Treffern nach dem eigentlich gesuchten Artikel suchen müssen. Entsprechend sind wir mit der Optimierung auch noch nicht am Ende, es wird noch weitere Veränderungen geben, um die Suche noch besser zu gestalten.

Für alle Interessenten, die vergangene Woche leider nicht an der Online-Konferrenz zum Thema SYNAXON UK teilnehmen konnten, stelle ich über anl. Link noch die entsprechende PowerPoint-Präsentation zur Verfügung!

Für eventuelle Fragen zu den Themen SYNAXON UK und EGIS UK stehe ich jederzeit zur Verfügung!

Johannes Perlik,
Projektleiter IT,
Projektleitung EGIS UK

Sehr geehrte Partner,

entgegen der Ankündigung vom 29.05.2009 und wie Sie sicher bereits den Partner-News entnommen haben, wird die Online-Konferenz zum Thema SYNAXON UK bereits am 09. Juni 2009 ab 18.00 Uhr stattfinden.

Wie Ihnen sicherlich bereits bekannt ist, expandiert die SYNAXON AG seit Anfang 2009 in Richtung England. Somit stehen die Vorteile einer SYNAXON-Partnerschaft nun auch international zur Verfügung und die dort ansässigen IT-Unternehmen können ebenfalls von einem service- und partnerorientierten Leistungskatalog, der europaweit seinesgleichen sucht, profitieren. Die Leistungen, die Sie als Partner der SYNAXON AG bereits kennen und schätzen, werden also nun auch in England die Landschaft der IT-Händler neu gestalten.

In einer kurzen Vorstellung der SYNAXON UK im Rahmen einer Online-Konferrenz am 11. August 2009 ab 18.00 Uhr soll es vor allem darum gehen, die Unterschiede zum deutschen Markt darzustellen. Hierzu zählen u.a. folgende Punkte:

• SYNAXON UK Partnerschaften
• iTrends Marketing Flyer
• EGIS WebStore

Natürlich wird der Referent Johannes Perlik (Projektleiter EGIS UK, SYNAXON AG) zu Beginn auch einen kurzen Überblick über aktuelle Zahlen und Erfolge geben. Sollte es darüber hinaus weitere Vorschläge oder Interesse an anderen Punkten geben, baut er diese gerne in die Vorstellung mit ein.

Ab sofort profitieren nicht nur SYNAXON-Partner von der Transport- und Versandkostenoptimierung mit EGIS Logistik

Kooperationen, Verbundgruppen, Franchiseketten oder Filialsysteme können ihren Partner jetzt die flexible, kostengünstige Transportmanagement-Lösung zur Verfügung stellen.

Schaubild EGIS Logistik

Die SYNAXON AG, Bielefeld, mit über 2.700 Partnern größte IT-Verbundgruppe Europas, hat mit EGIS Logistik ein Transport- und Versandsystem geschaffen, das Schnelligkeit, große Flexibilität und günstige Kosten miteinander verbindet. Das System gilt für Fachhändler oder Systemhäuser aktuell als zweitwichtiges Argument, um der SYNAXON als neuer Partner beizutreten.

EGIS Logistik für alle

Jetzt kann dieser Service auch von anderen Verbundgruppen, Kooperationen, Franchiseketten oder Filialsystemen genutzt, und ihren assoziierten Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Sie können ihnen damit nicht nur einen wertvollen Service, sondern auch Topkonditionen für die gesamte Lieferkette bieten. Dies ist ein wichtiges Argument sowohl für die Zufriedenheit der etablierten Partner, als auch für die Gewinnung neuer Partner.

EGIS Logistik gibt teilnehmenden Partnern die Möglichkeit über die webbasierte Plattform oder eine lokal installierte Software für Sendungen aller Art den besten und kosteneffektivsten Dienstleister innerhalb kürzester Zeit zu ermitteln. Sind die Sendungsinformationen vollständig zusammen mit den Gewichten erfasst, dann sucht EGIS Logistik direkt nach dem günstigsten Dienstleister.

EGIS Logistik: Paketdatenerfassung

EGIS Logistik: Pakethistorie

Das System zeigt eine Preisliste der Services zusammen mit dem Logo des Dienstleisters und vielen weiteren ausführlichen Informationen, wie z.B. die Laufzeit oder einen Hiweis zum Ausdruck der Labels und zusätzlich erforderlicher Dokumente an. Zum Schluss können Labels und Dokumente ausgedruckt werden. Außerdem stehen weitere Services, wie z.B. Tracking und Tracing zur Verfügung.

MCS Client

Enorme Einsparpotentiale

Nutzer von EGIS Logistik profitieren u.a. von Kostensenkungen, die schon ab dem ersten Paket mehr als 20 Prozent der bisherigen Transportkosten ausmachen können, abhängig von der Sendungsstruktur. Zudem gestattet das System jederzeit die volle Transparenz sowohl des Lieferstatus, als auch der anfallenden Kosten. Dies erleichtert Disposition und Kalkulation enorm. Diese Lösung ist bereits in die Warenwirtschaft V6 der Stein Software GmbH integriert und an jedes andere Warenwirtschafts- oder Shopsystem anbindbar.

“EGIS-Logistik ist einzigartig, weil es speziell auf Filial- und Franchisesysteme abgestimmt ist, die zwar hohe Paketmegen versenden, die jedoch dezentral über viele Abholstellen verteilt sind. Dabei dennoch Preise wie die Großen zu erzielen, war unsere Herausforderung”, so Frank Weber, CTO der SYNAXON AG und dort auch für die gesamte Logistik verantwortlich.

Bei Fragen zum Ablauf oder generellen Anmerkungen stehe ich, Arne Vodegel, Ihnen gerne zur Verfügung. Tel.: 0521 9696 290 Mobil: 0151 56910249 Mail: arne.vodegel@synaxon.de

Die Entwicklung von EGIS Auction schreitet voran und in Kürze startet der BETA Test der Version EGIS Auction 1.1.

Was ist EGIS Auction und wo stehen wir heute?

EGIS Auction ist eine im EGIS integrierte Anwendung, die allen Partnern zur Verfügung steht. Wie der Name schon andeutet, handelt es sich dabei um eine Auktionsplattform für die Partner der SYNAXON AG. Das grundsätzliche Ziel von EGIS Auction ist, die Mengen unserer Partner eines Produktes zu bündeln und diese Gesamtmenge dann bei den Distributoren und Lieferanten zur Auktion auszuschreiben. Unsere Partner geben dabei an, zu welchem Preis sie verbindlich kaufen würden. Die Lieferanten können anschließend zeitlich begrenzt auf diese Auktion entsprechende Angebote abgeben. Sofern der vom Partner angegebene verbindliche Kaufpreis geboten wurde, kommt es automatisch zu einer Bestellung bei dem bietenden Lieferanten.

In einem ersten BETA Test wollten wir die Grundprozesse und -funktionen von EGIS Auction prüfen, da diese den zukünftigen Weiterentwicklungen als Basis dienen. In diesem BETA Test konnten die teilnehmenden Partner erst einmal “nur” alleine eine Auktion eröffnen, ohne dass weitere Partner mit ihren Mengen “aufspringen” konnten. Der Punkt Mengenbündelung war somit noch nicht Bestandteil des Tests.

Wir nennen diese Version intern EGIS Auction 1.0. Der BETA Test dieser Version 1.0 dauerte von Ende Februar bis Mitte April und es haben ausgewählte Partner und Lieferanten teilgenommen. Insgesamt war der Test ein großer Erfolg, da wir wesentliche Erkenntnisse für die Weiterentwicklung aufnehmen und erfahren konnten. Die entscheidenden Prozesse und Funktionen wurden ausführlich getestet und damit der Grundstein für die Weiterentwicklung von EGIS Auction gelegt.

Wie geht es nun weiter?

Wir schließen aktuell die Entwicklung und die interne Testphase der nächsten Version von EGIS Auction ab. Wir nennen diese Version EGIS Auction 1.1. In dieser Version können mehrere Partner gemeinsam eine Auktion bei den Lieferanten ausschreiben. Somit setzen wir nun den Punkt “Mengenbündelung” um. Wir verfolgen hiermit ganz klar das Ziel, durch die gebündelte Menge eines Produktes signifikante Preisvorteile bei den Lieferanten zu erzielen.

Neben dieser entscheidenden Erweiterung haben wir viele kleinere neue Funktionen und Prozessänderungen, die aus dem Feedback des ersten Tests resultierten, in Auction 1.1 umgesetzt.
Anfang Juni startet nun der BETA Test für EGIS Auction 1.1. Dieser Test soll erneut 4 – 6 Wochen dauern und es nehmen wiederum ausgewählte Partner und Lieferanten teil, allerdings haben wir dieses Mal die Anzahl der Teilnehmer deutlich erhöht. Nach einem erfolgreichen Test werden wir die Anwendung allen Partnern der SYNAXON AG zur Verfügung stellen.

In diesem Sinne hoffe ich, dass der Test ähnlich erfolgreich wird wie der vergangene, damit sich die Arbeit und der Einsatz der beteiligten Kollegen auch gelohnt hat.

Ach ja und eins noch: “EGIS Auction” gehörte zu den erfolgsversprechenden Bewerbungen beim INNOVATIONSPREIS-IT 2009 der Initiative Mittelstand